Valikko Sulje

 RÄÄKKYLÄ FOLK RY:n REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Rääkkylä Folk ry
Kinnulantie 2lh7, 82300 Rääkkylä
p. 050 307 0539
toimisto@kihaus.fi
Verkkosivustomme osoite on: https://www.kihaus.fi.

2. Yhteydenotto henkilörekisteri- ja tietosuoja-asioissa

toimisto@kihaus.fi
p. 050 307 0539

3. Rekisterin nimi

Rääkkylä Folk ry:n osallistujarekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat Rääkkylä Folk ry:n tapahtumiin ja toimintaan ilmoittautuvat ja osallistuvat henkilöt, työntekijät, hallituksen ja yhdistyksen jäsenet, yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt, uutiskirjeiden ja tiedotteiden tilaajat, median edustajat, poliittiset päätöksentekijät, materiaalien ja palveluiden tilaajat.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus, lakiin perustuvat velvoitteet sekä rekisteröidyn antama suostumus.

Oikeutettu etu ja sopimus syntyvät tilanteissa, joissa rekisteröity ilmoittautuu tai osallistuu toimintaan tai tapahtumaan. Peruste henkilötietojen käsittelylle syntyy myös jäsen-, työ- tai vapaaehtoissuhteesta. Lakiin perustuva velvoite on kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä matka- ja kulukorvausasioissa.

Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella erikseen määriteltyä tarkoitusta varten. Alaikäisiä rekisteröityjä koskevien henkilötietojoen kohdalla suostumus hankitaan myös heidän huoltajiltaan silloin, kun laki sitä edellyttää.

Rääkkylä Folk ry:n tuottamien palveluiden ja materiaalien tilaajien henkilötietojen käsittely perustuu tilaamisen yhteydessä syntyvään sopimukseen. Suoramarkkinointiin rinnastettavaa yhteydenpitoa ja viestintää teemme vain rekisteröityjen suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Rääkkylä Folk ry:n toimintaan liittyvän yhteydenpidon, tiedottamisen ja muun viestinnän toteuttaminen. Henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä palautteiden keräämiseen, arviointitoimintaan, ja materiaalien toimittamiseen tilaajille.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta; toiminnan ja tapahtumien suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä; toimintaan ja tapahtumiin liittyvästä tiedottamisesta sekä laskutuksesta ja muusta maksuliikenteestä.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä tietoja ovat rekisteröidyn nimi, ikä, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, laskutustiedot, tehtävänimike, huoltajan nimi- ja yhteystiedot, tiedot Rääkkylä Folk ry:n jäsenyydestä ja toimintaan osallistumisesta.

Matka- ja kulukorvauksia sekä muuta maksuliikennettä varten voidaan kerätä edellä mainittujen tietojen lisäksi henkilötunnus ja pankkitilin tiedot.

Toiminnassa ja tapahtumissa kerätään myös rekisteröityjen suostumuksella sellaisia elämäntilanteeseen ja terveydentilaan liittyviä henkilötietoja, jotka rekisteröity on itse nähnyt tarpeelliseksi antaa (esimerkiksi allergia- ja ruokavaliotiedot sekä tieto avustajan tarpeesta).

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään tai henkilön valtuuttamalta toimijalta (rekisteriä ylläpitävät yhdistykset mm. järjestysmiehet).

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Voimme luovuttaa henkilötietoja vain tässä selosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin toimintamme ja tapahtumiemme yhteistyökumppaneille. Muissa tapauksissa voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Väärinkäytöksissä yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille vastaaville tahoille.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:
·        Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
·       
Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
·        Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
·        Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Säilytämme henkilötiedot vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tapahtumaan tai toimintaan liittyvän jatkuvuuden kannalta, kuitenkin vähintään vuoden ja enimmillään viisi vuotta tiedon kirjaamisesta. Tietoja säilytetään kuitenkin tätä kauemmin, jos laki tai viranomaismääräykset tätä edellyttävät.

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijöitä ovat Rääkkylä Folk ry:n työntekijät ja tarvittaessa vapaaehtoiset. Tietoja käsitellään lisäksi Microsoftin sekä Googlen ohjelmistoissa ja palvelimilla. Palvelimet saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Matka-, kulu- ja palkkalaskujen osalta tietoja välitetään myös tilitoimistomme käsiteltäväksi. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva
·        Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
·        Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
·        Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
·        Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
·        Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee esittää kirjallisesti ja henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) annettuun osoitteeseen. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.